INVOICES
Con INVOICES, transfiera automáticamente la información de sus facturas a su sistema ERP
INVOICES es la solución preferida en todo el mundo para la captura automatizada de datos de las facturas. El software extrae automáticamente información de cualquier factura entrante, la valida y transfiere al sistema ERP.
Si bien existen muchos medios por los que puede llegar una factura: sobres, fax, adjuntas a correos electrónicos, XML o PDF, INVOICES los admite todos.
Toda la información de interés es capturada automáticamente, así como la validación y verificación, ya que el software esta equipado con perfiles específicos para cada país, en lo referente a tipos de IVA, divisas, formatos de fecha, etc.
La información capturada se exporta desde INVOICES al sistema objetivo para su codificación, autorización y aprobación por el personal responsable de las facturas pendientes de pago.
INVOICES es el primer paso hacia el procesamiento electrónico de facturas. El software es un canal que dirige todas sus facturas entrantes hacia el mismo flujo, independientemente de su origen.
Adecuado si:
Su empresa procesa más de 5.000 facturas anualmente.
Con INVOICES, podrá:
Mejorar su línea de beneficios
Se eliminan los costos por concepto de ingreso de datos a través del teclado y la verificación manual.
Mejorar el control contable
Dispondrá de estados contables más precisos y rápidos. Además podrá acceder fácilmente a cualquier factura.
Mejorar la relación con sus proveedores
Debido a la rapidez del procesamiento de facturas, desaparecerán los cargos por retrasos en el pago y aumentará sus descuentos por pronto pago.
Mejorar la satisfacción del personal
El personal podrá concentrar sus esfuerzos en otras tareas claves, en vez de emplear su tiempo en realizar ingresos manuales.
Capacidades técnicas
¿Qué tipos de facturas admite?
- Papel
Las facturas en papel seguirán existiendo, por ese motivo INVOICES digitaliza sus facturas y extrae todos los datos. - Variaciones de XML
Aunque existen numerosos estándares de facturas XML, INVOICES gestiona la entrada y crea una imagen digital para uso en los procesos posteriores. - PDF e imágenes
INVOICES extrae la información de archivos en formato PDF y de los principales formatos de imágenes: TIFF, PNG, JPG, entre otros. - Fax
Las imágenes de fax se importan automáticamente mediante un enlace al servidor de fax de su empresa.
Tecnología de auto-aprendizaje
INVOICES aprende automáticamente dónde buscar información de interés en la factura y crea una base de conocimientos para cada proveedor. Posteriormente, cada vez que se realice una extracción de información será aún más rápida y de forma más precisa.
Clasificación automática
Los proveedores y compradores se identifican y comparan con los datos importados desde su sistema contable. Se detecta el tipo de información, si se trata de un gasto general o un pedido, así como si es una factura o un abono.
Esta información sirve de base para la clasificación automática que supone un gran ahorro de tiempo y trabajo en las fases iniciales.
Asistencia integrada para variaciones regionales
INVOICES ofrece configuraciones específicas para cada país, listas para utilizarlas, incluyendo tipos de IVA, formatos de fecha, acrónimos de divisas, entre otros. La lógica empresarial para validar fechas, IVA y sumas, forman también parte de estas configuraciones.
También podrá, sin duda, añadir o adaptar estos parámetros para adaptarlos a sus requisitos de empresa.
Cotejo automático de pedidos
INVOICES admite líneas de artículos o detalle, un pre-requisito para el cotejo automático de pedidos. Por eso, INVOICES se integra a su sistema contable y de compras, pudiendo aumentar notablemente el valor del procesamiento electrónico de facturas.
Comprobación automática de sumas, importe del IVA y más
INVOICES puede realizar distintas comprobaciones automáticamente como, por ejemplo:
- ¿Coincide el subtotal de un artículo de línea con el número de artículos y precio unitario?
- ¿Son correctos el importe del IVA y las cantidades?
- ¿Es correcta la fecha de vencimiento?
Si todo es correcto, la factura podrá ser transferida sin interacción manual.
Buzones de correo personales que garantizan una verificación rápida y precisa
Cuando se detectan discrepancias, las facturas deben ser verificadas manualmente. INVOICES ofrece a cada operario o grupo de operarios, un buzón personal que contiene exclusivamente las facturas que están autorizados a gestionar. De este modo, el trabajo puede ser distribuido entre múltiples operarios y, al mismo tiempo, minimizar el riesgo de accesos no autorizados.
Integración en sistemas de empresas
INVOICES se integra sin problemas en la mayoría de sistemas ERP del mercado. ReadSoft ha certificado integraciones para SAP y para Oracle E-Business Suite.