INVOICES

INVOICES

Con INVOICES, transfiera automáticamente la información de sus facturas a su sistema ERP

INVOICES es la solución preferida en todo el mundo para la captura automatizada de datos de las facturas. El software extrae automáticamente información de cualquier factura entrante, la valida y  transfiere al sistema ERP.

Si bien existen muchos medios por los que puede llegar una factura: sobres, fax, adjuntas a correos electrónicos, XML o PDF, INVOICES los admite todos.

Toda la información de interés es capturada automáticamente, así como la validación y verificación, ya que el software esta equipado con perfiles específicos para cada país, en lo referente a tipos de IVA, divisas, formatos de fecha, etc.

La información capturada se exporta desde INVOICES al sistema objetivo para su codificación, autorización y aprobación por el personal responsable de las facturas pendientes de pago.

 

Any inputINVOICES es el primer paso hacia el procesamiento electrónico de facturas. El software es un canal que dirige todas sus facturas entrantes hacia el mismo flujo, independientemente de su origen.

Adecuado si:

Su empresa procesa más de 5.000 facturas anualmente.

Con INVOICES, podrá:

Money

Mejorar su línea de beneficios

Se eliminan los costos por concepto de ingreso de datos a través del teclado y la verificación manual.

Control

Mejorar el control contable

Dispondrá de estados contables más precisos y rápidos. Además podrá acceder fácilmente a cualquier factura.

 

Supplier relations

Mejorar la relación con sus proveedores

Debido a la rapidez del procesamiento de facturas, desaparecerán los cargos por retrasos en el pago y aumentará sus descuentos por pronto pago.

Satisfied

Mejorar la satisfacción del personal

El personal podrá concentrar sus esfuerzos en otras tareas claves, en vez de emplear su tiempo en realizar ingresos manuales.

 

Capacidades técnicas

 ¿Qué tipos de facturas admite?

  • Papel
    Las facturas en papel seguirán existiendo, por ese motivo INVOICES digitaliza sus facturas y extrae todos los datos.
  • Variaciones de XML
    Aunque existen numerosos estándares de facturas XML, INVOICES gestiona la entrada y crea una imagen digital para uso en los procesos posteriores.
  • PDF e imágenes
    INVOICES extrae la información de archivos en formato PDF y de los principales formatos de imágenes: TIFF, PNG, JPG, entre otros.
  • Fax
    Las imágenes de fax se importan automáticamente mediante un enlace al servidor de fax de su empresa.

Tecnología de auto-aprendizaje

INVOICES aprende automáticamente dónde buscar información de interés en la factura y crea una base de conocimientos para cada proveedor. Posteriormente, cada vez que se realice una extracción de información será aún más rápida y de forma más precisa.

Clasificación automática

Los proveedores y compradores se identifican y comparan con los datos importados desde su sistema contable. Se detecta el tipo de información, si se trata de un gasto general o un pedido, así como si es una factura o un abono.

Esta información sirve de base para la clasificación automática que supone un gran ahorro de tiempo y trabajo en las fases iniciales.

Asistencia integrada para variaciones regionales

INVOICES ofrece configuraciones específicas para cada país, listas para utilizarlas, incluyendo tipos de IVA, formatos de fecha, acrónimos de divisas, entre otros. La lógica empresarial para validar fechas, IVA y sumas, forman también parte de estas configuraciones.

También podrá, sin duda, añadir o adaptar estos parámetros para adaptarlos a sus requisitos de empresa.

Cotejo automático de pedidos

INVOICES admite líneas de artículos o detalle, un pre-requisito para el cotejo automático de pedidos. Por eso, INVOICES se integra  a su sistema contable y de compras, pudiendo aumentar notablemente el valor del procesamiento electrónico de facturas.

Comprobación automática de sumas, importe del IVA y más

INVOICES puede realizar distintas comprobaciones automáticamente como, por ejemplo:

  • ¿Coincide el subtotal de un artículo de línea con el número de artículos y precio unitario?
  • ¿Son correctos el importe del IVA y las cantidades?
  • ¿Es correcta la fecha de vencimiento?

Si todo es correcto, la factura podrá ser transferida sin interacción manual.

Buzones de correo personales que garantizan una verificación rápida y precisa

Cuando se detectan discrepancias, las facturas deben ser verificadas manualmente. INVOICES ofrece a cada operario o grupo de operarios, un buzón personal que contiene exclusivamente las facturas que están autorizados a gestionar. De este modo, el trabajo puede ser distribuido entre múltiples operarios y, al mismo tiempo, minimizar el riesgo de accesos no autorizados.

Integración en sistemas de empresas

INVOICES se integra sin problemas en la mayoría de sistemas ERP del mercado. ReadSoft ha certificado integraciones para SAP y para Oracle E-Business Suite.

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F. Pellegrini - PS Manager Latam

Las preguntas son siempre bienvenidas.  Haremos todo lo posible para entregar toda la información que usted requiera.

Francisco Pellegrini
Professional Services Manager,
ReadSoft Latin America
Email: francisco.pellegrini@readsoft.com

                                                                                             

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Historia de Referencia

ReadSoft acelera a  Porsche

Porsche

"Esta tecnología ofrecerá beneficios sustanciales y procesos financieros más veloces referidos al manejo de muchas facturas de proveedores de Porsche.

Además, ReadSoft nos ha ofrecido servicios profesionales y extensivos durante el periodo de implementación.  Esta tecnología realmente es parte del futuro."

Lutz Meschke, Financial Manager.

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