DOCUMENTS
Para la clasificación automática de documentos recibidos,
DOCUMENTS es la mejor solución
DOCUMENTS de ReadSoft automatiza el tedioso trabajo de clasificación e indexación de documentos. Sólo hay que juntar todos los documentos recibidos, en papel o formato electrónico y DOCUMENTS hará el resto.
Con la clasificación e indexación automática de documentos se consigue una administración más eficiente en toda la empresa, con menores costos y tiempos de gestión.
Clasificación automatizada
La aplicación DOCUMENTS de ReadSoft analiza cada documento entrante, clasifica y agrupa lógicamente todos los documentos pertenecientes a un determinado expediente.
Indexación de documentos para facilitar su recuperación
Una vez que los documentos han sido clasificados, la aplicación DOCUMENTS encuentra y extrae automáticamente toda la información relevante de ellos, ya sea que busque números de cuenta, números de pólizas, nombres o direcciones, entre otros. Esto quiere decir que toda la información de cualquier expediente estará disponible en formato digital para realizar búsquedas o recuperar documentos en el momento que usted determine.
Adecuado si:
Su organización gestiona grandes volúmenes de documentos y dedica mucho tiempo a su clasificación como archivo.
Con DOCUMENTS, podrá:
Aumentar la eficacia
Clasificación y distribución más rápida y precisa.
Mejorar el control
Un acceso inmediato a informes de estado y una imagen más detallada del flujo de información crítica, permite un mayor control y auditoria de la información de su empresa.
Mejorar las condiciones laborales de su personal
Permita que su personal se concentre en la gestión del expediente en vez de en la clasificación de documentos.
Aumentar la transparencia
Obtener una completa auditoría le ayudará a cumplir la normativa legal como la ley SOX.
Capacidades técnicas
DOCUMENTS es el único canal para todos sus documentos empresariales entrantes. Independientemente del formato en que lleguen (papel, fax, correo electrónico, PDF, etc.), los documentos se incorporan en el flujo.
DOCUMENTS lee los documentos de un modo muy parecido a como lo hace una persona. Busca identificadores como logotipos, palabras clave, combinaciones de palabras y diseños. Pero a diferencia de los humanos, también puede utilizar códigos de barras para determinar el tipo de documento, de que se trata y a qué grupo pertenece.
Un ejemplo típico
Un expediente de seguros entrante contiene una formulario estándar, un informe de daños y una carta. DOCUMENTS determina el tipo de cada documento y mantiene agrupado el expediente mientras se va introduciendo en el sistema de gestión de expedientes.
Estos tres documentos quedan agrupados como un gran documento común y son presentados al responsable para su gestión. Como DOCUMENTS ya ha extraído los datos relevantes, el documento puede conectarse con el expediente correcto y el responsable del mismo. También se puede buscar inmediatamente en su archivo o sistema de empresa.
Integración en sistemas de empresas
Los datos de DOCUMENTS se introducen sin problemas en cualquier sistema ERP, archivo o sistema de gestión de expedientes.