DOCUMENTS
Permita que los ordenadores clasifiquen los documentos que reciben
DOCUMENTS de ReadSoft automatiza el tedioso trabajo de clasificación e indexación de documentos. Sólo hay que juntar todos los documentos recibidos, en papel o formato electrónico, y nuestro software hará el resto.
Con la clasificación e indexación automática de documentos se consigue una administración más eficiente en toda la empresa, con menores costos y tiempos de gestión.
Clasificación automatizada
La aplicación DOCUMENTS de ReadSoft analiza cada documento entrante y determina el tipo de documento. ¿Es una reclamación de seguro, una factura, un pedido, una solicitud de préstamos, un informe de daños, una reclamación médica, una carta, una solicitud de crédito, un cambio de dirección, etc?
El software clasifica cualquier documento automáticamente y también agrupa los documentos en grupos lógicos, por ejemplo, todos los documentos pertenecientes a un determinado expediente.
Indexación de documentos para facilitar su recuperación
Una vez que los documentos han sido clasificados, la aplicación DOCUMENTS extrae la información relevante de ellos. Independientemente de que busque números de cuenta, números de pólizas, nombres o direcciones, DOCUMENTS encuentra y extrae la información automáticamente.
Esta información, junto con el documento clasificado, está lista para introducirse en su sistema de empresa. Esto quiere decir que toda la información relevante de cualquier expediente estará disponible en formato digital.
Además, se pueden realizar búsquedas sobre toda la información extraída, lo que le ofrece la posibilidad de recuperar cualquier documento en cualquier momento.
Adecuado si:
Su organización gestiona grandes volúmenes de documentos y dedica mucho tiempo a su clasificación y archivo.
Con DOCUMENTS, podrá:
Aumentar la eficacia
Clasificación y distribución más rápida y preciso que aumentará su eficacia.
Mejorar el control
Un acceso inmediato a informes de estado y auditorias ofrece una imagen más detallada del flujo de información crítica para su empresa.
Mejorara las condiciones laborales de su plantilla
Permita que la plantilla se concentre en la gestión del expediente en vez de en la clasificación de documentos
Aumentar la transparencia
Una completa auditoría le ayudará a cumplir la normativa legal como la ley SOX.
Capacidades técnicas
DOCUMENTS pueden contemplarse como una embudo para todos sus documentos empresariales entrantes. Independientemente del formato en que lleguen (papel, fax, correo electrónico, PDF, etc.), los documentos se incorporan en el flujo.
El software lee los documentos de un modo muy parecido a como lo hace una persona. Busca identificadores como logotipos, palabras clave, combinaciones de palabras y diseños.
Pero, a diferencia de los humanos, también puede utilizar códigos de barras para, por ejemplo, determinar el tipo de documento de que se trata y a qué grupo pertenece.
Un ejemplo típico
Un expediente de seguros entrante contiene una formulario estándar, un informe de daños y una carta. DOCUMENTS determina el tipo de cada documento y mantiene agrupado el expediente mientras se va introduciendo en el sistema de gestión de expedientes.
Estos tres documentos quedan agrupados como un gran documento común y se presenta al responsable para su gestión. Como DOCUMENTS ya ha extraído los datos relevantes, el documento puede conectarse con el expediente correcto y el responsable del mismo. También se puede buscar inmediatamente en su archivo o sistema de empresa.
Integración en sistemas de empresas
Los datos de DOCUMENTS se introducen sin problemas en cualquier sistema ERP, archivo o sistema de gestión de expedientes.