La división de productos al consumidor de L'Oréal optimiza su procesamiento de facturas
El efecto ReadSoft en: L'Oreál
Proceso: Automatización de cuentas por pagar para SAP
Segmento: Cosmética
País: Francia
La solución para el procesamiento de facturas de ReadSoft automatiza el manejo de 80.000 facturas entrantes por año para cuatro entidades de la División de Productos al Consumidor de L'Oréal. El principal objetivo de L'Oréal cuando escogió automatizar su proceso fue la rapidez y seguridad de la circulación de documentos; interacción más eficiente entre la compañía y sus proveedores; y reducir el costo por procesamiento de facturas.
Un acercamiento anticipado
L'Oréal inició la preparación para el proyecto de automatización de facturas con al menos un año de anticipación: El equipo de Cuentas por Pagar de las cuatro entidades fue fusionado en uno, y SAP SRM (Atención de Relación con Proveedores) fue encargado de mejorar el proceso de gestión. Ahora todas las facturas están enlazadas a un proceso de órdenes. Adoptando este cambio, L'Oréal facilitó la revisión de órdenes contra facturas, lo que es importante para optimizar el proceso completo.
Optimizando el proceso completo
Para lograr una óptima asignación de recursos, L'Oréal ha externalizado los servicios de correo y escaneo de facturas. La parte externalizada del proceso de negocio corresponde a una tercera parte especializada de la compañía, lo que contribuyó a liberar al equipo de cuentas por pagar de algunas tareas administrativas. El resto del proceso - manejo de la información dentro de SAP - se mantiene en casa y es manejado por la solución de ReadSoft.
Las facturas son registradas en SAP en un día
Todas las facturas entrantes son manejadas por un partner de servicios: abriendo, clasificando, escaneando, verificando y archivando el papel. La información es convertida a formato XML y PDF , luego es enviado a otra tercera parte especialista en conversión al formato IDoc dentro de SAP, revisando contra las tablas de proveedores, cargando las imágenes de PDF a los archivos repositorios y la información IDoc a la plataforma ReadSoft. La solución de ReadSoft verifica la información, revisa la factura contra la orden de compra, automatiza la asignación y dinamiza la rutina de la aprobación así como la resolución de posibles conflictos. Gracias a este proceso automatizado, todas las facturas entrantes son registradas dentro de SAP en un día.
Mejora la eficiencia
Los productos de ReadSoft EDI COCKPIT e INVOICE COCKPIT son usados diarimamente como base por los contadores de L'Oréal. Gracias al alto nivel de integración con SAP y a la familiar interface de usuario, toma menos de un día familiarizarse con el nuevo software. Entre las otras ventajas mencionadas por los empleados, está la facilidad con la que ellos pueden revisar las facturas contra las órdenes de compra. Cada uno equipado con monitores de 19 pulgadas, puede facilmente ver ambos documentos (la imagen de la factura y la orden de compra) antes de la integración dentro de SAP. Más aún, la imagen electrónica de la factura puede ser fácilmente recuperada del archivo, lo que facilita cualquier consulta posterior y elimina el manejo de papel.
Hacia la facturación electrónica
El producto ANALYZER de ReadSoft que entrega evaluaciones estadísticas, mejoró la productividad desde el primer día. Un mes y medio después que la solución se implementara (Febrero 2008) la capacidad diaria de manejo se duplicó.
El éxito de este proyecto ha despertado el interés de L'Oréal de extender el alcance a otros tipos de facturas. La habilidad de reconocimiento de ReadSoft para manejar archivos EDI también permite a L'Oréal prepararse, lenta pero de forma segura, para el siguiente paso: una completa solución para la factura electrónica.
Sobre L’Oréal
La solución
- Partner Consultor: VISEO
- SAP R3
- SAP SRM (Atención de Relación con Proveedores)
- INVOICE COCKPIT (centro de control de todas las facturas entrantes)
- EDI COCKPIT (procesamiento de facturas entrantes en formato IDoc)
- ANALYZER (generación de informes)
- IXOS (archivo)
- Volumen: 80 000 facturas/año.
Beneficios
- Óptima distribución de recursos
- Un único punto de ingreso de todos los tipos de facturas (e-mail, papel, PDF, XML, EDI...)
- Flujo seguro de documentos
- Importante mejora en la resolución de discrepancias con proveedores
- Las tareas de archivo y desarchivo son minimizadas
- Reducción del costo de procesamiento por factura
- Procesamiento más rápido
- Retorno de inversión proyectado dentro del año.