El efecto ReadSoft en: Danish Broadcasting Corporation
Proceso: Automatización de cuentas por pagar para Oracle E-Business Suite
Segmento: Media
País: Dinamarca
Danish Broadcasting Corporation (Radio de Dinamarca – DR) es una de las primeras empresas en Dinamarca que disfruta los beneficios de una oficina sin papel. La solución es proporcionada por ReadSoft y Consist, quienes han diseñado un sistema que escanea todas las facturas recibidas y las convierte en formato electrónico.
Todo el procesamiento de facturas, pagos, aprobación, archivo,etc. ahora es electrónico y en la mayoría de los casos totalmente automático. Los ahorros que Danish Broadcasting Corporation permiten mover recursos de administración a producción.
Evaluando el proceso
Con alrededor de 80.000 facturas anuales, Danish Broadcasting Corporation necesita invertir una gran cantidad de tiempo y recursos en el procesamiento de facturas y con control financiero. Por lo tanto, decidieron volver a evaluar el procedimiento de tramitación de factura para ver la factibilidad de generar ahorros.
Se descubrió que el costo real del procedimento de una factura de forma manual fue aún mayor a los $15-50 (indicado por la consultora Americana Gartner Group).
Como la mayoría de otras empresas, son los elevados costos de debido a los largos plazos de tramitación. También era difícil indicar en qué etapa del proceso se encontraba una factura cuándo llamaba un proveedor. Por otra parte, se gastaba una gran cantidad de recursos en copias de facturas para el archivo personal.
La solución – escaneando
ReadSoft fue elegido para proporcionar un sistema, que garantizó la plena automatización del manejo de facturas. El sistema se integraría con el sistema de negocios Oracle de Danish Broadcasting Corporation.
Todos los documentos recibidos por la organización son escaneados y convertidos en formato electrónico. La información es transferida al sistema de negocios Oracle y distribuida para aprobación, pago, archivo, etc.
Premio Danés E-business
Danish Broadcasting Corporation recibió el premio Danés E-business por "El mejor desempeño como comprador en el sector público.” Los jueces dijeron: "Danish Broadcasting Corporation lleva varios años haciendo una completa reorganización de todo el proceso de adquisiciones - y hoy en día genera ahorros documentados. Un programa de acción para el comercio electrónico ha simplificado las políticas de adquisición y reduce el número de compradores y proveedores. La gestión de facturas de proveedores electrónicas ha permitido al proceso ahorrar y reducir los tiempos de proceso de 30 a 7 días."