El efecto ReadSoft en: Berlingske
Proceso: Automatización de cuentas por pagar para Oracle E-Business Suite
Segmento: Media
País: Dinamarca
Berlingske es el grupo editorial que domina en Dinamarca. Con publicaciones como el periódico matutino Berlingske Tidende y el tabloide B.T. llegan a millones de lectores daneses cada día. Berlingske es también la más antigua casa publicitaria en Dinamarca con un historia que traza todo el camino desde 1749. Pero estas fuertes tradiciones no impiden a Berlingske el uso de las modernas y actuales tecnologías. Una de las últimas inversiones, es su sistema de procesamiento de facturas puesto en marcha por ReadSoft.
El centro financiero de servicios compartidos de Berlingske reune todas las facturas del Grupo Berlingske y transfiere los datos al sistema de negocios Oracle E-Business Suite. De hecho, este centro de servicio es tan eficiente que además ayuda a otros periódicos daneses con sus facturas. Alrededor de 70.000 facturas pasan cada año a través del Centro de Servicios.
Los computadores realizan todo el trabajo duro
Toda vez que Berlingske recibe una factura, es colocada en un scanner y software para el procesamiento de facturas de ReadSoft se hace cargo de ella. El software crea una imagen digital de la factura desde la cual la información es extraída y clasificada. Su capacidad patentada de auto-aprendizaje permite al software hacerse más "inteligente" extrayendo la información de manera más fácil la próxima vez que aparezca una factura del mismo proveedor. En otras palabras, lee las facturas de la misma manera que lo hacen los humanos.
Peter Persson del Departamento Financiero de Berlingske explica: “Inmediatamente no dimos cuenta de los beneficios de ejecutar todos los procesos electrónicamente. Hay un gran ahorro de tiempo en la búsqueda y recuperación de facturas en un archivo electrónico." Y esto es tan sólo uno de los beneficios del sistema.
Validación Automática de Datos contra Oracle
Luego de que la información correcta ha sido capturada e interpretada, es hora de comparar y verificar la información con los datos en Oracle E-Business Suite. Este proceso está también altamente automatizado. El software de ReadSoft INVOICEIT es capaz de comparar y validar la información de las facturas, tales como números de la orden de compra, direcciones, montos totales, etc. y asegurarse de que los datos de las facturas corresponden a los bienes reales o servicios recibidos.
Ni que decir del alto nivel de automatización, el cual es más rentable que el tipeo manual y la verificación de la información. Peter Persson dice: “Con este sistema en marcha, somos capaces de procesar con menos gente, la misma cantidad de facturas que antes.”
Preparando la implementación
Todo el personal que iba a trabajar con el sistema fue capacitado antes de la implementación. Luego de esto, se han desarrollado sesiones especializadas de capacitación para quienes están más involucrados y también reuniones de seguimiento para asegurarse de que el sistema funciona de manera óptima. “Siempre hay retos al implementar nuevos sistemas como éste", indica Peter Persson. "Nuevas formas de trabajo y nuevos procesos están obligados a causar algo de turbulencia en cualquier organización, pero el tiempo que hemos dedicado a capacitación ha sido retornado rápidamente con la eficiencia del sistema."
Acceso inmediato a la información
En general, Berlingske está muy satisfecha con el sistema para gestión de facturas. "Hay una gran cantidad de ahorro de tiempo y dinero utilizando este tipo de sistema,” indica Peter Persson. “No sólo es más rápido y más rentable que el manejo manual, también es una gran forma de reducir costos por pagos atrasados ya que ahora minimizamos el riesgo de facturas perdidas en escritorios desordenados. Finalmente, es un gran alivio no tener que correr a un archivo cuando los proveedores llaman - toda la información sobre una factura en particular puede presentarse con unos pocos clicks del mouse.”