Seamos realistas —el manejo manual de los documentos es francamente aburrido, pero los sistemas como Oracle E-Business Suite reducen el consumo de tiempo en el papeleo y permite a la gente preocuparse de su negocio. Pero por muy eficaz que pueda ser el flujo dentro de Oracle E-Business Suite, siempre persisten demoras en el proceso ya que frecuentemente es realizado manualmente, de forma cuidadosa, lo que demanda mucho tiempo y recursos. Para lo anterior, afortunadamente existe una solución.
Miles de compañías en todo el mundo han optado por la solución de vanguardia de ReadSoft para el procesamiento de facturas. Uno de los últimos clientes en evitar el procesamiento manual de facturas de proveedores y con gran éxito, es la empresa Canadiense Alcan.
Número uno en soluciones de aluminio y embalaje
Como líder global en aluminio y embalaje, Alcan cuenta con operaciones de clase mundial en aluminio primario, aluminio fabricado, así como embalaje flexible y especializado, aplicaciones aeroespaciales, extracción de bauxita y procesamiento de alúmina.
Alcan, Con 70.000 empleados en 55 países y regiones, está constantemente en la búsqueda de mejorar los procesos de negocio. La última iniciativa es la implementación de procesamiento electrónico de facturas de proveedores en Suite de Oracle E-Business de Oracle. Alejándose de un proceso manual costoso y demandante de tiempo, Alcan buscó una solución para automatizar el manejo manual de las facturas de proveedores fácil de usar, escalable y probada.
La ruta de Alcan hacia el futuro
Alcan encontró la solución con el partner de Oracle, ReadSoft, el cual provee la única solución certificada por Oracle para el procesamiento de facturas dentro de Oracle E-Business Suite.
Todas las facturas entrantes son ahora escaneadas con el software para el procesamiento de facturas de ReadSoft. El software crea una imagen digital de la factura y extrae la información para posteriormente clasificarla. La capacidad patentada de adaptación y aprendizaje permite al software hacerse más inteligente y extraer información más fácilmente la próxima vez que que aparezca una factura del mismo proveedor. En otras palabras, lee facturas de una manera muy similar a como lo hacer un ser humano.
Luego de escanear todas las facturas en papel y electrónicas, el software importa la información dentro de Oracle donde es distribuida electrónicamente para codificación y aprobación. Si existe una orden de compra, la facturas será calzada y aprobada automáticamente.
El Sr. Bob Fresneda, Presidente de ReadSoft Inc., señala:
“Nuestra solución se integra con Oracle E-Business Suite y hoy en día es la única solución para el procesamiento automático de facturas certificada por Oracle. Alcan se dió cuenta inmediamente de las ventajas de ejecutar todos los procesos de sus facturas electrónicamente. Es mucho más eficiente que el tipeo y verificación manual de la información. El simple hecho de ser capaces de buscar y recuperar la facturas como sus imágenes, ver donde están en el proceso de aprobación y quién es el responsable de la próxima acción, es uno de los beneficios de nuestro sistema.”
Al elegir la solución, cuatro áreas son especialmente importantes para Alcan:
- No más mecanografía e ingreso de información manual.
- No más manejo manual de facturas y seguimiento físico de ellas para aprobación.
- Las órdenes de compra y las facturas deben ser calzadas automáticamente.
- El archivo y especialmente la recuperación de las facturas, debe ser fácil y rápido, ahorrando dinero con un nuevo proceso.
Alcan obtuvo todo esto y más, con la solución de ReadSoft.
Descripción de la solución - Todo comienza con el escaneo.
Con más de 1500 instalaciones, INVOICES by ReadSoft es el software para el procesamiento de facturas más utilizado en el mundo. Escanea las facturas entrantes, crea una imagen desde la cual se capturará la información durante todo el proceso. A través de la tecnología de vanguardia, ReadSoft les permite determinar qué campo es y transformar esa imagen en letras y números.
Completamente integrado con Oracle E-Business Suite
Una vez que la información está en formato digital, El software INVOICEIT de ReadSoft se ejecuta dentro de Oracle E-Business Suite utilizando el motor estándar del workflow de Oracle para calzar las facturas con las órdenes de compra. Esto se puede hacer 100% automáticamente.
INVOICEIT puede tambien reenviar la factura electrónicamente para códificación y aprobación. Durante todo el proceso, siempre es posible ver la imagen de la factura.
Nadie tiene que volver a ver las facturas
En el nivel final de la automatización, la factura es automáticamente interpretada, verificada, validada y calzada contra la orden de compra. Está lista para ser pagada en la próxima fecha de pago.
Todo gestionado dentro de Oracle
La solucion de ReadSoft está basada en los componentes estándar de Oracle E-Business Suite controlados por el workflow de Oracle. Toda la información es mantenida dentro de Oracle E-Business Suite.