AREVA Transmisión y Distribución, consigue procesar sus facturas de manera exitosa
AREVA Transmisión y Distribución ha implementado con éxito en Francia, Inglaterra y Alemania una solución de ReadSoft orientada a automatizar el procesamiento de facturas de proveedores. Gracias a la confiabilidad del sistema, han logrado digitalizar todos los documentos en uso en Inglaterra y Alemania. La aplicación ha sido declarada como "best practice" y se amplió a otros países en el 2006.
Desde el 2004, el departamento de finanzas de AREVA T&D está estructurado en Centros de Servicios Compartidos por país. Esta funcionalidad de intercambio de funcionarios permite a AREVA T&D optimizar el proceso de sus facturas.
"Estábamos buscando una completa automatización del ciclo, desde la digitalización de facturas de proveedores hasta el archivo, para garantizar la trazabilidad del documento", explica Martine Rigolet, Director del proyecto T&D. La solución se basa en una plataforma mundial de SAP (con sede en París) y en el software de ReadSoft para Automatización Documental.
La capacidad del sistema, lanzado en abril de 2004, ha sido incrementada progresivamente. En marcha, el sistema procesó 200.000 facturas al año de los tres países, lo que representa cerca de 21.000 proveedores.
Una completa automatización del ciclo
Hasta el 2004, el procesamiento de las facturas era totalmente manual y requería muchas tareas repetitivas: Los datos eran ingresados manualmente en un sistema de mensajería, la factura en papel era enviada por correo interno para aprobación de los validadores. Luego, los datos eran ingresados manualmente en SAP. Además, debido a que las imágenes de las facturas no estaban centralizadas en una base de datos de fácil acceso, la consulta de los archivos físicos implicaba un enorme consumo de tiempo.
"Con INVOICES by ReadSoft, hemos reducido la intervención manual al mínimo", explica Martine Rigolet. Todas las facturas de proveedores se envían a la división de contabilidad CSP, donde son digitalizadas, controladas y transferidas al sitio web de la Défense en París, donde reside el servidor central.
Las imágenes se almacenan en un servidor de imágenes y los datos se envían a SAP a través de la unidad de procesamiento de facturas de ReadSoft. Un workflow de validación permite a los empleados solicitar información sobre alguna factura en particular.
Los validadores (aprox. 1400) son automáticamente notificados por correo electrónico para que aprueben las facturas. Cuando una factura es validada en el workflow, es liberada por SAP para pago. "Una vez que se digitaliza una factura, puede ser pagada dentro del mismo día", confirma Rigolet Martine.
Accesibilidad, trazabilidad y documentos seguros
Las imágenes de las facturas están a disposición de los contadores, gerentes y validadores en todo momento – para verificación o posterior consulta del archivo. "En caso de auditoría, se puede recuperar la factura con el correspondiente comentario", explica Martine Rigolet. "Además, el workflow muestra todas las acciones de una factura. Siempre sabemos donde se encuentra en su ciclo de vida o si es bloqueada por alguna razón. Esto realmente mejora las relaciones con los proveedores.